Einrichtung
Rufumleitung einrichten: die vier Varianten und wann welche passt
Eine Rufumleitung leitet eingehende Anrufe an eine andere Nummer weiter. Es gibt vier Varianten – sofort, bei Nichtmelden, bei Besetzt und bei Nichterreichbarkeit –, die sich kombinieren lassen. Für einen Ladenbetrieb ist meist die Umleitung bei Nichtmelden nach etwa 15 Sekunden die richtige Wahl.
Die vier Varianten
Jede Variante hat einen eigenen Auslöser. Wer sie verwechselt, leitet entweder zu früh um und nimmt selbst nie ab – oder zu spät, sodass der Anrufer vorher auflegt.
Die Varianten schließen sich nicht aus. Üblich ist die Kombination aus Nichtmelden, Besetzt und Nichterreichbarkeit: Sie nehmen ab, wenn Sie können, und alles andere landet zuverlässig beim Assistenten.
| Variante | Wird ausgelöst | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| Sofort (CFU) | bei jedem Anruf, ohne zu klingeln | Urlaub, Betriebsferien, dauerhafte Auslagerung |
| Bei Nichtmelden (CFNR) | nach einer eingestellten Zeit ohne Abnahme | Regelfall im Ladengeschäft |
| Bei Besetzt (CFB) | wenn alle Leitungen belegt sind | Stoßzeiten, parallele Gespräche |
| Bei Nichterreichbarkeit (CFNRc) | bei Netzausfall oder ausgeschaltetem Gerät | Ausfallsicherung |
Die richtige Verzögerung liegt bei etwa 15 Sekunden
15 Sekunden entsprechen drei bis vier Klingelzeichen. Das reicht, damit jemand aus dem Verkaufsraum abnehmen kann, und bleibt unter der Schwelle, ab der Anrufer auflegen.
Kürzer eingestellt, kommt Ihr Team gar nicht erst ans Telefon – dann können Sie auch gleich sofort umleiten. Länger eingestellt, hören Anrufer eine lange Kette von Klingelzeichen, bevor überhaupt etwas passiert. Viele legen vorher auf, und dann greift die Umleitung nie.
Prüfen Sie den eingestellten Wert nach der Einrichtung mit einem echten Anruf von einem anderen Anschluss. Die Voreinstellung vieler Anlagen liegt bei 20 bis 30 Sekunden.
Ende Abschnitt 2So schalten Sie die Umleitung
Bei einer Telefonanlage über deren Oberfläche, bei einem einzelnen Anschluss über GSM-Codes am Telefon. Beides dauert wenige Minuten und braucht keine neue Hardware.
- 1Klären Sie, ob Sie eine Telefonanlage haben oder einen einzelnen Anschluss. Bei einer Anlage wird die Umleitung dort eingerichtet, nicht am Endgerät.
- 2Legen Sie fest, welche Varianten greifen sollen. Für den Regelfall: Nichtmelden, Besetzt und Nichterreichbarkeit.
- 3Tragen Sie die Zielrufnummer ein und stellen Sie die Verzögerung auf etwa 15 Sekunden.
- 4Rufen Sie von einem fremden Anschluss an und lassen Sie es durchklingeln. Prüfen Sie, ob die Umleitung greift und wie lange es dauert.
- 5Testen Sie den Besetztfall, indem Sie während eines laufenden Gesprächs ein zweites Mal anrufen.
Was die Rufumleitung kostet
Die Weiterleitung selbst wird von Ihrem Telefonieanbieter abgerechnet, nicht vom Assistenten. Bei den meisten Verträgen ist die Umleitung ins deutsche Festnetz enthalten.
Prüfen Sie das vorab in Ihrem Tarif, insbesondere bei Umleitungen auf Mobilfunknummern – die werden häufiger gesondert berechnet. Der Anschlussvertrag bleibt in jedem Fall bei Ihnen; der Assistent hängt sich an die bestehende Anlage, statt sie zu ersetzen.
Ende Abschnitt 4Häufige Fragen
Weiterlesen
- GrundlagenDas Telefon im Optiker- und HörakustikbetriebDer Überblick: warum das Telefon im Verkaufsraum strukturell mit der Beratung kollidiert, welche Wege es aus dem Konflikt gibt und was sie taugen.
- VergleichKI-Telefonassistent, Anrufbeantworter oder Telefonservice?Drei Wege im direkten Vergleich – nach dem einzigen Kriterium, das zählt: Wird das Anliegen erledigt oder nur notiert?
